Hệ thống phần mềm quản lý thư viện bao gồm các phân hệ: phân hệ quản lý Biên mục, phân hệ quản lý Bổ sung, phân hệ Tra cứu - OPAC, phân hệ quản lý Bạn đọc, phân hệ quản lý Mượn trả, phân hệ quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ, phân hệ quản lý tư liệu số, phân hệ Mượn liên thư viện, phân hệ Quản trị hệ thống. Các phân hệ này có cơ sở dữ liệu chung, giao diện nhất quán và có mối liên kết phản ánh chu trình thực tế của thư viện.
Không chỉ là công cụ phục vụ cho việc quản lý thư viện truyền thống, hệ thống phần mềm quản lý thư viện điện tử - thư viện số còn cung cấp giải pháp tích hợp cho thư viện số. Nhờ đó, tư liệu được xây dựng dưới dạng kho dữ liệu đa phương tiện bao gồm các tập tin văn bản, hình ảnh, đồ hoạ, âm thanh, video… có thể được lưu trữ và khai thác trực tuyến qua hệ thống mạng máy tính.
Một số tính năng nổi bật:
- Giao diện 100% trên Web, sẵn sàng cho kết nối diện rộng với Internet, tuân thủ chặt chẽ các chuẩn của giao thức TCP/IP
- Tích hợp với mọi dạng dữ liệu số hóa có khả năng đánh chỉ mục và tìm kiếm toàn văn
- Hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ với khả năng sắp xếp, tìm kiếm phân biệt hoặc không phân biệt hoa thường
- Tương thích với các thiết bị đọc/in mã vạch của nhiều nhà sản xuất khác nhau
- Quản lý tập trung, chỉ cần cài đặt một phiên bản duy nhất tại thư viện Trung tâm và dùng chung duy nhất phiên bản cài đặt tập trung này cho tất cả các Thư viện trực thuộc các cơ sở hoặc chi nhánh khác. Toàn bộ các thư viện thành viên sẽ được đưa lên hệ thống trung tâm dữ liệu, cài đặt phần mềm duy nhất một nơi, sử dụng chung trên cùng một cơ sở dữ liệu (database), dễ dàng chia sẻ các nguồn tài nguyên thư viện, kế thừa biểu ghi thư mục, thuận lợi trong việc thống kê báo cáo các thư viện thành viên, tập trung hóa quá trình quản lý và vận hành của toàn bộ hệ thống thông tin thư viện...
- Thích hợp với các thư viện có nhiều kho, điểm cho mượn trong khi duy trì một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất
- Quản lý và phục vụ Thư viện số tích hợp trong cùng bộ biểu ghi
- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings
- Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME
- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
- Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2
- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc
- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI, TCVN 6909
- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số
- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD
- Tìm kiếm toàn văn
- Khả năng tùy biến cao trong việc tạo khuôn dạng báo cáo dữ liệu, tự định dạng cho các loại báo cáo dữ liệu khác nhau: các sản phẩm thư mục, thư từ, hợp đồng, nhãn, phích phiếu, thẻ đọc mà không cần sự can thiệp của đơn vị cung cấp phần mềm.
- Quản lý dữ liệu tập trung chia sẻ, kế thừa lại dữ liệu biên mục, dữ liệu số các thư viện với nhau
- Bảo mật, mã hóa tài liệu, kiểm soát truy tài liệu theo phân cấp truy cập người dùng tùy theo cấp độ mật do thư viện định nghĩa tới tài liệu số
- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng
- Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi
- Hỗ trợ quản lý và đọc, xem và khai thác trực tuyến được tất cả các dạng tài liệu điện tử: sách điện tử, sách nói, video, hình ảnh, báo in/tạp chí điện tử trên máy tính cá nhân, laptop, các thiết bị di động máy tính bảng và máy tính chuyên dụng mà không cần cài đặt thêm bất kỳ một ứng dụng nào khác ngoài trình duyệt Web trên thiết bị đầu cuối
- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…
RFID (Radio Frequency Identification - Nhận dạng sóng tần số radio) là công nghệ có tác dụng nhận dạng và quản lý một hoặc nhiều đối tượng sử dụng hệ thống truyền sóng tần số radio, có nhiều lợi thế so với mã vạch (barcode) hoặc các nhãn chống trộm truyền thống, góp phần tiết kiệm chi phí và sức lao động một cách đáng kể. Các trang thiết bị thư viện ứng dụng công nghệ RFID hỗ trợ chống trộm cho tài liệu, sách báo; nhận dạng, quản lý theo dõi quá trình lưu thông, mượn/trả, kiểm kê tài liệu.
Hiện nay, có nhiều cách để xác định thông tin tài liệu trong thư viện. Tuy nhiên, cách phổ biến nhất là lưu trữ một số thông tin đặc trưng của tài liệu vào một microchip (chip RFID) cùng với hệ thống ăng ten (antenna). Ăng ten sẽ cho phép chip truyền những thông tin nhận dạng tới thiết bị đọc. Thiết bị đọc chuyển đổi sóng radio từ chip RFID thành dạng số và sau đó được đưa vào máy tính để xử lý.
Hệ thống kiểm soát an ninh áp dụng công nghệ RFID (gọi tắt là hệ thống RFID) phục vụ thư viện thông qua 2 chức năng: xác định (nhận dạng) và an ninh. Sử dụng thẻ RFID cho sách sẽ không cần quét mã như khi sử dụng hệ thống mã vạch. Hơn nữa, hệ thống RFID cho phép nhận dạng đồng thời nhiều thẻ, tài liệu cùng một lúc, quản lý kho nhanh chóng và tự động.
Đây là hệ thống công nghệ tiên tiến được áp dụng cho nhiều thư viện hiện đại trên thế giới. Các trang thiết bị thư viện ứng dụng công nghệ RFID thông thường sẽ được bố trí tại phòng đọc mở, là phòng sẽ có nhiều và đa dạng tài liệu, với lưu lượng phục vụ mượn/trả lớn.
Mô hình tổng thệ hệ thống trang thiết bị thư viện ứng dụng công nghệ RFID
Các thành phần hệ thống trang thiết bị thư viện ứng dụng công nghệ RFID
Mô hình giải pháp quản lý thư viện tổng thể
Trước nhu cầu không ngừng tăng lên về mô hình thư viện thân thiện, Đại Trường Phát còn mang đến gói giải pháp tổng thể, tư vấn toàn diện, phù hợp với mọi quy mô, nhu cầu quản lý. Đại Trường Phát sẽ trực tiếp thực hiện toàn bộ các khâu khảo sát, thiết kế phương án, cung cấp trang thiết bị, đảm bảo các đặc tính của mô hình thư viện thân thiện:
- Bộ sưu tập tài nguyên đa dạng: nguồn tài nguyên thông tin tài liệu in (sách, báo, tạp chí); nguồn tài nguyên thông tin tài liệu kỹ thuật số (các tài liệu đã được số hóa, sách điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến).
- Phương pháp quản lý hiện đại: trang bị các công cụ quản lý chuyên nghiệp như phần mềm thư viện; linh hoạt quy trình quản lý dựa trên các công cụ đã được áp dụng và thủ thư chỉ đóng vai trò hỗ trợ bạn đọc.
- Chất lượng dịch vụ không ngừng được cải thiện và nâng cao: thiết kế thư viện theo hướng không gian mở, kho sách tự chọn; ban đọc có thể sử dụng tài liệu tại chổ hoặc truy cập từ xa để đọc tài liệu.
- Không gian thư viện thân thiện: thiết kế, bố trí sắp xếp các trang thiết bị, nội thất theo hướng tươi vui, sống động; thiết kế linh hoạt, cho phép cải biến công năng theo nhu cầu sử dụng.
